Alguma vez você já esqueceu de fazer uma atividade? Já gastou mais energia tentando lembrar das coisas, do que realmente fazendo? Já gastou tempo precioso resolvendo um assunto atrasado?
Acredito que essa seja a realidade de muitos hoje. Realizar apenas as atividades essenciais já é muito cansativo, o lazer muitas vezes fica para outro dia. Portanto, em meio as tarefas de casa, responsabilidades com os filhos, atividades do trabalho, estudo e lazer, organização é a palavra-chave para dar conta de tudo.
Organização é o que nos permite priorizar as tarefas mais importantes, nos ajuda a delegar aquilo que pode ser feito por outros, nos mostra quanto tempo precisamos para realizar as atividades, o que precisa ser feito agora e o que pode ser feito depois. Sem organização, dificilmente damos conta das nossas obrigações. E uma excelente forma de se organizar é através de uma ferramenta de gerenciamento de tarefas.
Seja na agenda, Excel, calendário do Outlook ou em uma ferramenta específica para isso, separamos 6 razões para você iniciar ou melhorar o seu gerenciamento de tarefas.
Centralização das informações
Em meio a diversos projetos e responsabilidades diferentes, centralizar as informações em um local específico reduz o tempo e a energia gastos procurando as atividades. Facilita o planejamento de novas atividades e a distribuição de tarefas com os responsáveis, caso sua ferramenta seja online.
Melhora na comunicação entre o time
Tarefas centralizadas em um único local melhoram a comunicação do seu time e com o seu time, pois todos recebem a informação do mesmo lugar, evitando ruídos e troca incorreta de informações.
Economia de tempo
Saber onde encontrar as tarefas reduz tempo, já que não é necessária gastar energia procurando aquilo que se tem para fazer.
Menor quantidade de reuniões
Uma ferramenta de gerenciamento de tarefas bem estruturada, alimentada com as informações necessárias para realizar as atividades, diminui a quantidade de reuniões necessárias para orientar e direcionar o time.
Aumento da produtividade
O tempo que seria gasto com comunicados não assertivos, procurando atividades ou fazendo reuniões, será usado para realizar as atividades, aumentando a produtividade do time.
Cumprimento de prazos
Quem sabe o que precisa fazer e para quando precisa fazer, consegue se planejar para cumprir o prazo estabelecido. Não tem como terminar a tempo uma atividade que não se sabe que precisa fazer.
É claro que existem outros benefícios que uma ferramenta de gestão de tarefas traz. Mas acredito que os 6 listados acima são suficientes para provocar um questionamento dentro de nós: será que minha gestão de tarefas é eficiente?
Lembrando que apenas uma ferramenta não é suficiente, é preciso informar sua equipe de como ela funciona, colocar as informações necessárias de forma precisa, planejar as atividades e o mais importante de tudo: usá-la sempre!
