Case de Sucesso Heliotek
Sobre o Cliente
A Heliotek desenvolve soluções completas para otimizar e garantir eficiência energética no aquecimento de água, com 35 anos dedicados à fabricação de produtos de alta qualidade como bombas de calor e sistemas de aquecimento solar. Atua no mercado brasileiro com rede de representantes e atende o mercado internacional. Após aquisição de ativos e mudança de gestão, a empresa vem acelerando a profissionalização do comercial para sustentar crescimento e reduzir a dependência de exportações.
DORES_
Rede de representantes desbalanceada
Distribuição territorial e de carteiras sem critério uniforme; parte da rede com baixa produtividade e clientes sem atendimento regular.
Representantes inativos:
Ausência de regras claras de destrato/realocação quando não há visitas, follow-ups ou pedidos por períodos extensos.
Critérios frágeis de manutenção de carteira:
Sem um padrão objetivo para retenção/perda de clientes por representante.
Time interno enxuto e sobrecarregado
Dificultando governança sobre a rede e a prospecção ativa.
Contexto macro desafiador:
Queda de exportações para os EUA (devido ao Tarifaço imposto pelo governo americano), pressionando receitas e estoque.
RISCOS IDENTIFICADOS NO DIAGNÓSTICO_
Erosão silenciosa da base ativa (clientes sem visita/contato recorrente).
Cobertura territorial irregular → 'vazios' de atendimento.
Baixa visão de execução (falta de indicadores de recência/frequência/valor por carteira).
Tempo de resposta lento e pouca disciplina de pipeline.
A Sucesso em Vendas trouxe um diagnóstico claro dos nossos gaps e nos mostrou, de forma prática, como podemos evoluir e ser mais eficientes frente à concorrência. O grande diferencial é a abordagem especialista, que realmente faz a gente parar, refletir e enxergar oportunidades de melhoria que não percebíamos no dia a dia.
Moacir Matsuda, Diretor Comercial da Heliotek
OBJETIVOS DO PROJETO
Aumentar a produtividade da rede (visitas, ativações, reativações) com rotinas e metas claras;
Ganhar visibilidade em tempo real da cobertura e do esforço comercial;
Blindar a base ativa e acelerar prospecção para compensar a queda nas exportações;
Elevar a disciplina de execução do time (interno e representantes) com ritos e indicadores.
ESTRATÉGIA
& SOLUÇÕES IMPLEMENTADAS_
Política RFV como regra comercial
- Regra central: se um cliente fica +90 dias sem atendimento (Recência) pelo representante, perde a carteira desse cliente (realocação para a indústria ou outro rep).
Por que RFV?
- Recência: garante cadência mínima de contato.
- Frequência: monitora ritmo de visitas e follow-ups.
- Valor: prioriza esforço nos clientes de maior potencial/receita.
Desdobramentos práticos:
- Alinhamento para comunicar a política a toda a rede.
- Checklist de evidências para auditoria (agenda de visitas, registros e pedidos).
- Playbook de Vendas para: alinhamento comercial estratégico; padronização na abordagem de vendas; gestão comercial baseada em indicadores; capacidade consultiva e empoderamento da força de vendas.
Implantação do Driva (prospecção e gestão de território)
- Mapa de cobertura: visão de clientes ativos/inativos, lacunas geográficas e carteira por rep.
- Rotina de prospecção: listas priorizadas por RFV (ex.: “30–60–90+ dias”), segmentos e potencial.
- Fluxos orientados a ação: prospect → visita → registro → follow-up → pedido.
- Alertas de risco (clientes prestes a violar o RFV) e fila de reativação.
Governança de destratos e realocação
- Comitê Tático quinzenal com comercial e liderança:
- Revisão de carteiras com violação do RFV;
- Realocação criteriosa (ex.: proximidade territorial, histórico setorial);
- Comunicação formal e registro no Driva/CRM;
- Apoio na escolha e contratação do CRM;
- Apoio e acompanhamento da construção do funil de vendas e boas práticas para a implementação deste CRM.
Treinamento & rituais de execução
- Workshops práticos com time interno e líderes de reps:
- Operação do Driva, rotinas RFV e boas práticas de visita (antes/durante/depois).
- Argumentação para reativação e cadência de follow-ups.
PRINCIPAIS ENTREGAS (ARTEFATOS)
Diagnóstico Estratégico (com respostas para que a Heliotek tivesse uma operação comercial com mais previsibilidade e maior potencial de expansão);
Política RFV formalizada (documento + comunicação à rede);
Playbook de Vendas (com regras, exemplos e perguntas-guia, proporciona ganhos estratégicos, operacionais e comerciais para a empresa);
Fluxo de destrato/realocação (checklist + modelos de comunicação).
Driva configurado (campos, filtros, listas dinâmicas por RFV/potencial).
Ritos de gestão (agenda e pauta dos encontros, papéis e responsabilidades).
Painéis executivos (cobertura, clientes em risco, reativações, evolução por rep).
INDICADORES & MÉTRICAS
Cobertura & atividade
- % de clientes com contato ≤90 dias.
- Tempo médio de resposta a oportunidades e tickets.
Base ativa & receita
- Clientes em risco (60-90 dias) e violados (>90).
- Taxa de reativação (clientes 90+ reativados em 30/60 dias).
- Receita média por cliente ativo e por território (Valor).
Disciplina & governança
- % de carteiras auditadas no comitê.
- Tempo médio de realocação (da identificação à efetivação).
- Aderência ao Playbook de Vendas (checklist de visita e registros completos).
IMPACTOS & RESULTADOS
Padronização do critério de manutenção/perda de clientes por representante (fim de “zona cinzenta”).
Mais visibilidade e previsibilidade: painel de cobertura permite agir preventivamente (alertas 60–90 dias).
Aceleração da execução: aumento de registros/visitas semanais e fila de reativação movimentada.
EXEMPLOS PRÁTICOS_
- Representantes com histórico de inatividade regularizaram cadência para evitar perda de carteiras.
- Líder se destacando na adoção das rotinas e virando referência de boas práticas.
- Realocações cirúrgicas geraram retomada de contato em regiões antes “silenciosas”.
- Prospecção de novos clientes: vendas e ações em localidades sem representação e/ou ações específicas da indústria.
LIÇÕES APRENDIDAS_
Regra simples + execução consistente vence a complexidade: o RFV com janela de 90 dias é claro, medível e aplicável.
Comunicação transparente com a rede evita ruído e resistência: explicar o “porquê” antes do “como”.
Ritos curtos e frequentes mantêm a cadência (semanal/quinzenal) e protegem a agenda do time.
Primeiras vitórias públicas ajudam a tracionar adesão.
STACK DE TRABALHO
Métodos:
RFV, Playbook de Vendas, Ritos de Gestão.
Ferramentas:
Driva (gestão de território/prospecção), planilhas de governança e painéis executivos.
Rotinas:
semanal (atividade), quinzenal (comitê de carteiras), mensal (executiva).